Fehl- und AU-Zeiten senken!

Health Support Outbound (HSO)

Gerade in den heutigen Zeiten sinken die Zahlen von Arbeitsunfällen immer weiter, AU-Zeiten nehmen gleichzeitig aber immer weiter zu. Das zeigen auch die Ergebnisse des Fehlzeiten-Reports 2024 der AOK. Betriebsärzt* innen sind im Gesetz (§ 2 ASiG) vorgeschrieben und erfüllen gesetzliche Vorgaben. In der heutigen Zeit bietet sich Ihnen die Chance, auch über ihr gesetzlich vorgeschriebenes Wirkungsfeld hinaus zu unterstützen und für die Gesundheit in Unternehmen zu sorgen.
Wir haben einen Ansatz entwickelt, wie in der Arbeitsmedizin auch außerhalb der klassischen Felder von Arbeitsunfällen und arbeitsbedingten Ausfallzeiten geholfen werden kann: Unser Health Support Outbound (HSO) kümmert sich um Ihr Fehlzeitenmanagement. So können zusätzlich auch die gesundheitlichen Probleme ohne Bezug zur Arbeit und Probleme, die nicht gesundheitlicher Natur (z. B. private Probleme) sind, mit bedacht werden. Aktuell sind nur 4 % der Fehlzeiten bedingt durch Arbeitsunfälle, das hängt mit einem gut funktionierenden Arbeits- und Gesundheitsschutz durch Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte zusammen. Die anderen 96 % an allgemeinen Erkrankungen und Fehlzeiten können mit dem richtigen Ansatz durch eine betriebsärztliche Betreuung aber ebenso mit versorgt werden.

Was ist unser Health Support Outbound (HSO)?

Bei unserem Health Support Outbound (HSO) handelt es sich um ein Tool innerhalb unseres Fehlzeitenmanagements. Unter Fehlzeiten fallen z. B. arbeitsbedingte gesundheitliche Probleme, gesundheitliche Probleme ohne Arbeitsbezug und auch Probleme, die keine gesundheitliche Ursache haben.

Unter diese Fehlzeiten fallen u. a.:

• Krankschreibung und Krankmeldung
• Häufige Fehlzeiten
• Auffällige Fehlzeiten (immer zum Wochenende oder vor/nach dem Urlaub)

HSO ist der Kern unseres Fehlzeitenmanagements. Es besteht aus unserem Servicecenter und einem Teil unseres Online-Portals, in dem Meldungen getätigt und eingesehen werden können.
Wie funktioniert unser Fehlzeitenmanagement mit dem HSO?
Als Arbeitgeber *in können Sie über unser Online-Portal Mitarbeiter *innen anlegen, bei denen Ihnen eine Auffälligkeit bei den Fehlzeiten vorliegt oder für die Sie sich Unterstützung oder Beratung wünschen. Wir kontaktieren diese Mitarbeiter *innen aktiv und unterstützen individuell bei ihren Problemen. Im Nachgang erhält der/die Arbeitgeber *in oder ein/e hinterlegte/r Ansprechpartner *in Bescheid, ob, und gegebenenfalls auch, wie geholfen werden konnte.

Wie läuft das im Detail ab?

1. Über unser eHSSE-Portal können Sie den/die Mitarbeiter *in melden:
   • Gehen Sie hierzu auf „neuer HSO-Fall“
   • Es öffnet sich ein Formular und Sie können dort relevanten Daten zu der betroffenen Person eingeben
   • Anschließend können Sie den Antrag absenden
   • Insgesamt benötigen Sie nur 60 Sekunden um eine Meldung bei uns zu tätigen
2. Wir rufen Ihre/n Mitarbeiter *in an.
   2.1. Wir haben Ihre/n Mitarbeiter *in erreicht und bieten der Person die passende Unterstützung an.
   2.2. Wir haben Ihre/n Mitarbeiter *in auch nach mehreren Kontaktversuchen nicht erreicht.
3. Wir bieten Medical Support: Darunter fallen verschiedene Unterstützungsangebote wie die Facharztsuche, medizinische Beratung oder eine ärztliche Zweitmeinung durch unsere Betriebsärzte.
4. Wir geben eine Rückmeldung an den/die Arbeitgeber *in oder den/die hinterlegte Ansprechpartner *in. Hier greift auch unser Leadership Support, welcher dem Kunden Unterstützung im Umgang mit seinen Mitarbeiter *innen bietet.

Wie helfen wir?

Bei jeder Person unterstützen wir individuell. Das heißt: Je nach Grund der Fehlzeit, Ausfallzeit oder der Krankmeldung können wir anders weiterhelfen und beraten. Dazu kann der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin schon bei der Meldung aus verschiedenen Gründen auswählen. Zusätzlich besteht auch immer noch die Möglichkeit, über ein Kommentarfeld Genaueres zu beschreiben.

Wie wir weiterhelfen:

• Medizinische Beratung
• Facharztsuche
• Ärztliche Beratung
• Zweitmeinung durch Betriebsarzt
• Leadership Support

Manche Mitarbeiter *innen fehlen aufgrund von privaten Problemen. Hier hilft es oft, wenn Sie eine außenstehende Person zum Reden haben. Unsere Gespräche fallen unter die ärztliche Schweigepflicht und wir geben keine ärztlichen oder privaten Informationen an den/die Arbeitgeber *in weiter!
Abschließend beurteilen wir die AU (diese Beurteilung kann der Arbeitgeber *in nicht einsehen). Es folgt ein Gespräch mit dem/der Arbeitgeber *in oder dem/der angegebenen Ansprechpartner *in, in dem wir ein Feedback geben. Hier werden keine persönlichen oder medizinischen Informationen weitergegeben. Je nach Fall bieten wir unseren Leadership Support an.

Wie kann das helfen Fehlzeiten zu senken?

Durch die aktive Ansprache wird gezeigt, dass Arbeitgeber *innen die Mitarbeiter *innen wichtig sind und sie sich kümmern. Es geht nicht um ein „Fingerzeigen“ auf bestimmte Personen, sondern darum, Unterstützung und eine externe Beratungsstelle zu bieten. Manche Probleme können mit Führungskräften oder Arbeitgeber *innen oft nicht direkt besprochen werden. Mit einer dritten externen Person, bei der das Gespräch unter die Schweigepflicht fällt, aber schon. Mit unseren Betriebsärzten haben wir andere Möglichkeiten, zu helfen und zu unterstützen, als es ein/e Arbeitgeber *in könnte.
Unsere Betriebsärzte können eine fundierte Zweitmeinung liefern, wodurch die richtigen Fachärzte gefunden werden können und keine Wartezeiten bei evtl. falschen Ärzten entstehen. Wir sind in der Lage, für die Mitarbeiter *innen passende und vor allem frühere Facharzttermine zu finden und zu terminieren. Das spart wochenlange Wartezeiten auf Facharzttermine und verkürzt so die Ausfallzeit der betroffenen Personen.
Durch unsere medizinische und betriebsärztliche Beratung können wir den Mitarbeiter *innen direkt zur Seite stehen und bei allen ersten Fragen helfen und beraten, was der weitere Weg zu einer schnellen Genesung wäre.
Arbeitgeber *innen haben somit weniger Aufwand, sie müssen sich keine Gedanken um falsche Atteste machen und können auf uns und unseren Service vertrauen. Wir übernehmen all diese Gespräche für Sie mit unserem geschulten Personal und versuchen individuelle und passende Möglichkeiten zu finden, Fehlzeiten zu verkürzen.

Beispiele aus der Praxis

Wie unser HSO genau wirkt, wollen wir Ihnen anhand von konkreten Beispielen noch etwas näher bringen.

Mitarbeiter mit langer AU-Zeit

Mitarbeiter Lukas wird von seiner Arbeitgeberin aufgrund einer längeren Ausfallzeit bei uns gemeldet. Beim zweiten Anruf erreichen wir ihn und erkundigen uns einfühlsam nach seinem Befinden und den Gründen für seine anhaltende Abwesenheit. Dabei agieren wir stets mit viel Verständnis, sachlich und neutral.
Lukas berichtet uns, dass er dringend ein MRT benötigt, da er unter starken Rückenbeschwerden leidet und deshalb momentan nicht arbeitsfähig ist. Leider hat er erst in 16 Wochen einen Termin erhalten, da sein Facharzt ihm keinen früheren Termin anbieten konnte und auch keine alternative Praxis empfehlen konnte.
Wir vereinbaren mit ihm, bei der Suche nach einem schnelleren Termin zu unterstützen, um seine Wartezeit zu verkürzen und seine Beschwerden möglichst bald abklären zu lassen. Lukas teilt uns mit, wo er wohnt und welchen Umkreis er für die Untersuchung in Betracht ziehen kann.
Mit diesen Informationen kontaktieren wir verschiedene Praxen und nutzen unsere bestehenden Kontakte, um ihm einen früheren Termin zu ermöglichen. In den meisten Fällen gelingt es uns, innerhalb einer Woche einen passenden Termin zu vereinbaren. So kann Lukas schneller eine Diagnose erhalten, seine Beschwerden werden zeitnah behandelt und er kann im besten Fall früher genesen.

Unterstützung bei Fehlzeiten mit Hilfe unseres Health Support Outbound

Unser Health Support Outbound (HSO) bietet eine innovative Lösung zur aktiven Unterstützung von Mitarbeiter *innen und zur Unterstützung bei Fehlzeiten. Durch die gezielte Ansprache und umfassende Betreuung können gesundheitliche und private Probleme frühzeitig identifiziert und bearbeitet werden. Mit individuellen Maßnahmen wie medizinischer Beratung, Hilfe bei der Suche von Facharztterminen oder betriebsärztlicher Zweitmeinung tragen wir dazu bei, die Genesung zu beschleunigen und die Arbeitsfähigkeit nachhaltig zu sichern. Arbeitgeber *innen profitieren von der Unterstützung bei Fehlzeiten, einer optimierten Betreuung und einer gestärkten Mitarbeiterzufriedenheit.