Revisionssichere Dokumentation

Unter Revisionssicherheit versteht man die Qualität der elektronischen Informationsspeicherung, die geordnet, vollständig, sicher, jederzeit verfügbar, nachvollziehbar, unveränderbar und zugriffsgeschützt ist.

 

Die Dokumentationspflichten der Betriebsärzte ergeben sich aus Vertrags-, Haftungs- und Berufsrecht. Gemäß § 630 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch ist der behandelnde Arzt, auch der Betriebsarzt, verpflichtet, die Behandlung in Papierform oder in elektronischer Form in der Patientenakte festzuhalten. Eventuelle Berechtigungen und Änderungen an Einträgen müssen nachvollziehbar sein.

Gesundheitsdaten sind auf hohem Niveau geschützt. Daher sind Betriebsärzte gemäß § 203 StGB, § 8 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz, § 9 der Musterberufsstandards der Ärztekammer und § 6 Arbeitsmedizinisches Präventionsgesetz in der Pflicht, die ärztliche Schweigepflicht zu wahren. Vorschriften. Sie haben gegenüber Ihrem Arbeitgeber eine unabhängige Stellung und unterliegen der strikten ärztlichen Schweigepflicht.

Nach dem ärztlichen Berufsrecht sind ärztliche Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren (§ 630 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch und § 10 Abs. 3 der Muster-Berufsordnung der Ärztekammer). Für Tätigkeiten mit langen Inkubationszeiten, insbesondere solche mit krebserzeugenden Gefahrstoffen, beträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß Artikel 15 der Richtlinie 2004/37/EG des Europäischen Parlaments und des Rates mindestens 40 Jahre.

Weitere Ausnahmen bezüglich der Aufbewahrungspflichten gelten für Personalakten von Strahlenschutzuntersuchungen, die mindestens bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres des Betroffenen bzw. mindestens 30 Jahre nach Beendigung der Tätigkeit als strahlenexponierte Person aufzubewahren sind. Diese Unterlagen müssen innerhalb von 100 Jahren nach der Geburt der zu überwachenden Person vernichtet werden (§ 79 Abs. 3 Strahlenschutzgesetz).        

Im Falle eines Wechsels des Betriebsarztes ist die ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung des Mitarbeiters zur Übertragung seiner Patientenakten an den nachfolgenden Arzt erforderlich. Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn der Patient den Nachfolger des Betriebsarztes zur betriebsärztlichen Untersuchung aufsucht.

 

Arbeitgeber *innen sind verpflichtet, eine Vorsorgeakte zu führen, in der die Durchführung arbeitsmedizinischer Vorsorgen einschließlich Zeitpunkt und Anlass der Vorsorge dokumentiert wird. Der Index kann automatisch verwaltet werden. Sofern gesetzlich oder behördlich nichts anderes vorgeschrieben ist, müssen diese Informationen bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt und anschließend gelöscht werden.

Auf Anordnung der zuständigen Behörde muss der Arbeitgeber eine Kopie der Rentenakte vorlegen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, der betroffenen Person eine Kopie der für sie relevanten Informationen auszuhändigen. Als Arbeitgeber *in bietet eine geprüfte Dokumentation viele Vorteile. Es gewährleistet den Datenschutz und die Vertraulichkeit von Gesundheitsdaten, schafft Nachvollziehbarkeit und Transparenz medizinischer Behandlungen, sorgt für Rechtssicherheit im Streitfall, gewährleistet die Kontinuität der Versorgung auch bei einem Arztwechsel und ermöglicht ein wirksames Gesundheitsmanagement sowie die frühzeitige Erkennung von Risiken.

 

Unsere Betriebsärzte stehen Ihnen jederzeit für weiterführende Beratung zu diesem wichtigen Thema zur Verfügung.

Über Unsere Leistungen erhalten Sie einen Einblick in unsere Angebote zu den Themen Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit.